Formation Outlook Événements à distance et en présentiel

Une invitation mal paramétrée, une réunion confondue avec un simple rendez-vous ou un calendrier illisible suffisent à désorganiser une semaine dans Microsoft Outlook. Cette formation apprend à distinguer rendez-vous, réunion et évènement, à gérer les invitations, puis à personnaliser et partager son calendrier. Elle traite aussi de la délégation en cas d’absence et de la gestion des tâches.

Problèmes ciblés par la formation

Ce programme s’adresse à celles et ceux qui organisent leur agenda, et parfois celui de leurs collaborateurs :

Rendez-vous, réunion et évènement confondus au moment de la création.
Évènements récurrents difficiles à paramétrer.
Invitations, confirmations et annulations de réunion mal suivies.
Calendrier peu lisible, surtout avec plusieurs calendriers à consulter.
Absence mal anticipée : ni réponse automatique ni délégation.
Messages qui demandent une action, sans méthode pour les transformer en tâches.

Usages et bénéfices

Les usages d’Outlook vus en formation se traduisent ainsi dans le travail quotidien :

Usage	Bénéfice
Rendez-vous, réunion et évènement	Choisir le bon type d’élément selon la situation
Périodicité	Programmer une seule fois les évènements qui reviennent
Invitations, acceptations et annulations	Suivre les participants et leurs réponses
Calendriers côte à côte et partage	Visualiser plusieurs agendas et les partager à bon escient
Réponse automatique et délégation	Être relayé efficacement pendant une absence
Tâches périodiques et messages transformés en tâches	Suivre ses actions avec échéance et priorité

Objectifs de la formation Outlook Événements

Gérer le paramétrage et l’organisation d’Outlook.
Optimiser le partage d’informations et la délégation.
Gérer des réunions.
Organiser les informations.

Programme de la formation

Planifier un événement
- La différence entre un rendez-vous, une réunion ou un évènement
- Créer, modifier ou supprimer un rendez-vous ou évènement
- Gérer la périodicité
Planifier une réunion
- Créer, modifier ou supprimer une réunion
- Ajouter des invités à une réunion
- Accepter ou refuser une réunion
- Gérer les confirmations et les annulations
Personnaliser le calendrier
- Gérer l’affichage du calendrier
- Incruster ou afficher les calendriers côte à côte
- Partager le calendrier
- Gérer les options de partage du calendrier

Déléguer et s’organiser en cas d’absence
- Configurer une réponse automatique
- Déléguer des éléments d’Outlook
Gérer les tâches
- Créer une tâche simple: définir l’échéance, l’état d’avancement, le niveau de priorité
- Créer une tâche périodique
- Suivre une tâche, trier et afficher les tâches de différentes manières
- Répondre à une demande de tâche
- Transformer un message en tâche
- Déléguer une tâche et suivre son état d’avancement
- Gérer ses tâches en les classant

Construisez votre parcours sur mesure

Nos conseillers conçoivent des modules spécifiques pour répondre directement aux défis techniques et méthodologiques de votre entreprise.

Prérequis

Matériel informatique et connexion internet dans le cadre des formations en distanciel et présentiel chez le client.
Le logiciel concerné dans le cadre de votre formation.
Un test de positionnement est à réaliser en amont de la formation et conditionne l’accès à la formation adapté au niveau et objectifs de l’apprenant.

Modalités

Formation délivrée en cours individuel ou collectif.
Parcours pédagogique en face à face à distance ou en présentiel.
Programme adapté en fonction du profil, des objectifs professionnels et des besoins de chaque apprenant.
Support de cours mis à disposition sous format numérique.
Sessions participatives et interactives s’appuyant sur une pédagogie inversée et ludique avec activités préparatoires et exercices de consolidation.
- Phase de pré-learning : préparation à la session à venir par la lecture de ressources pédagogiques (théorie, concept clés, …) proposés dans le support de cours.
- Phase de mise en pratique durant le cours : mise en application situationnelle favorisant l’interaction et permettant d’approfondir la compréhension et d’acquérir les compétences nécessaires pour utiliser Outlook avec aisance en contexte professionnel.

Accessibilité

Le contenu pédagogique est personnalisable en fonction des durées de formation selon les besoins, niveaux de compétence et rythme d’apprentissage des apprenants assurant ainsi une approche pédagogique précise et efficace.

L’accès aux ressources pédagogiques est réalisé dans les 15 jours ouvrés suite à la réception du devis validé ou de la convention de stage par le bénéficiaire.

Le délai d’accès dépend de la modalité choisie :

Visioformation
- En Individuel – inscription maximum 48 heures ouvrés avant début des cours. Dans le cas d’une formation financée par le CPF, ce délai est porté à 11 jours ouvrés
- En collectif – l’inscription est ouverte jusqu’à 15 jours avant la date
Présentiel en individuel ou en collectif – l’inscription est ouverte jusqu’à 15 jours avant la date

Pour une étude de faisabilité concernant votre formation, si vous êtes en situation de handicap, merci de nous contacter par mail missionhandicap@learnperfect.fr.

Financement

Nos formations sont adaptées aux besoins des participants. Merci de nous contacter pour un devis personnalisé au +33 1 49 59 62 65 ou par mail à relation.client@learnperfect.fr.

Formations finançables au titre du plan de développement des compétences et par les OPCO sous réserve d’éligibilité.

FAQ

Quelle différence entre un rendez-vous, une réunion et un évènement dans Outlook ?

Un rendez-vous concerne l’utilisateur seul, une réunion implique des invités, et un évènement s’étend généralement sur une journée entière. La formation Outlook Événements commence par expliciter ces différences avant d’apprendre à les créer, les modifier ou les supprimer.

Comment prévoir une absence dans Outlook ?

Il faut configurer une réponse automatique et, si besoin, déléguer certains éléments d’Outlook. La formation apprend à mettre en place ces deux réglages pour que les messages et les demandes soient pris en charge pendant une absence.

Peut-on afficher plusieurs calendriers côte à côte dans Outlook ?

Oui, Outlook permet d’incruster des calendriers ou de les afficher côte à côte. La formation couvre aussi la gestion de l’affichage du calendrier, son partage et les options de partage associées.

Que faire d’un e-mail qui demande une action dans Outlook ?

Il peut être transformé en tâche, avec une échéance, un état d’avancement et un niveau de priorité. La formation montre aussi comment créer une tâche périodique, la suivre et la trier selon différents affichages.

Est-il possible de déléguer une tâche et d’en suivre l’avancement ?

Oui, Outlook permet de déléguer une tâche et de suivre son état d’avancement. La formation apprend aussi à répondre à une demande de tâche et à classer ses tâches pour mieux les gérer.

La formation "Outlook Événements" vous intéresse ?

Échangeons dès aujourd’hui sur vos enjeux pour valider l’adéquation de ce programme avec le profil de vos collaborateurs.

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