Formation Google Workspace De la découverte au perfectionnement à distance et en présentiel

Se repérer dans les nombreuses applications de Google Workspace sans savoir laquelle choisir pour quel besoin est un problème courant en entreprise. Ce parcours couvre la navigation, la communication (Gmail, Chat, Agenda, Meet), le stockage et le partage dans Drive, la création collaborative avec Docs, Sheets, Slides, Forms et Keep, ainsi que les pratiques collaboratives : droits d’accès, versions, travail en différé et hors connexion.

Problèmes ciblés par la formation

Chaque application de Google Workspace répond à un besoin précis, encore faut-il savoir lequel.

Utilisateurs qui ne savent pas quel outil choisir selon le besoin.
Équipes qui organisent mal leurs fichiers et leurs droits d’accès dans Drive.
Utilisateurs de Gmail qui ne trient pas leurs messages avec libellés, filtres et modèles.
Collaborateurs qui relisent un document sans passer par les commentaires ni les suggestions.
Équipes qui n’exploitent pas Sheets (tris, validation, tableaux croisés dynamiques), Forms, Slides ou Keep.

Usages et bénéfices

Le tableau suivant relie chaque grande étape du parcours à son bénéfice :

Usage	Bénéfice
Navigation et paramétrage	Se repérer dans l’environnement de travail
Gmail, Chat, Agenda et Meet	Communiquer et planifier son activité
Drive et Drives partagés	Organiser et sécuriser les fichiers
Docs, Sheets et Slides	Créer documents, données et présentations
Forms et Keep	Recueillir des réponses et organiser l’information
Méthodes collaboratives	Choisir le bon outil et gagner du temps

Objectifs de la formation Google Workspace De la découverte au perfectionnement

Utiliser les principales applications Google Workspace.
Créer, organiser et partager des documents professionnels.
Collaborer efficacement sur les fichiers et les informations.
Optimiser son organisation et sa productivité au quotidien.

Programme de la formation

Introduction et navigation
- Présentation de Google Workspace et ses usages professionnels
- Connexion et paramétrage optimal de Google Chrome
- Navigation entre les applications et gestion des comptes
- Compréhension des services et de leur rôle collaboratif
Découvrir et prendre en main Google Workspace
- Comprendre l’organisation générale de Google Workspace.
- Se connecter et naviguer entre les applications.
- Identifier les usages des principaux outils.
- Paramétrer son environnement de travail.
- Comprendre les principes du travail dans le cloud.
- Identifier les différents modes de collaboration.
Communiquer et organiser son activité
- Gmail et Google Chat
- Envoyer, recevoir et organiser ses messages.
- Rechercher efficacement des e-mails.
- Utiliser les libellés.
- Créer des filtres et automatiser certaines actions de classement.
- Créer et exploiter des modèles de messages.
- Gérer les contacts et groupes.
- Utiliser Google Chat.
- Créer et exploiter des espaces collaboratifs.
Google Agenda et Google Meet
- Créer, modifier et partager des agendas.
- Organiser des événements.
- Inviter des participants et vérifier leurs disponibilités.
- Créer des calendriers d’équipe.
- Planifier des réunions Google Meet.
- Exploiter les fonctionnalités collaboratives disponibles pendant une visioconférence.
- Optimiser l’organisation et le suivi des réunions.
Organiser et sécuriser ses fichiers avec Google Drive
- Créer une organisation efficace des fichiers et dossiers.
- Importer, créer et rechercher des documents.
- Partager des fichiers ou dossiers.
- Comprendre et gérer les droits d’accès.
- Collaborer sur un fichier.
- Consulter et restaurer des versions.
- Suivre l’activité des documents.
- Exploiter les Drives partagés.
- Synchroniser les fichiers avec son poste de travail.
- Appliquer des bonnes pratiques de partage et de gestion documentaire.
Créer et collaborer avec Google Docs
- Créer et mettre en forme un document.
- Insérer des tableaux, images, liens et autres éléments.
- Utiliser les commentaires et suggestions.
- Structurer un document avec des styles.
- Créer une table des matières.
- Suivre les modifications et versions.
- Travailler simultanément à plusieurs.
- Organiser les étapes de relecture et de validation.
Créer et analyser des données avec Google Sheets
- Créer et mettre en forme un tableau.
- Effectuer des calculs simples.
- Utiliser des fonctions conditionnelles et de recherche.
- Trier et filtrer les données.
- Utiliser la mise en forme conditionnelle.
- Créer des règles de validation.
- Construire et personnaliser des graphiques.
- Synthétiser des données avec un tableau croisé dynamique.
- Partager et exploiter une feuille de calcul en mode collaboratif.
Concevoir des présentations avec Google Slides
- Créer et structurer une présentation.
- Utiliser les mises en page et thèmes.
- Insérer des textes, images, formes et contenus multimédias.
- Personnaliser l’apparence des diapositives.
- Intégrer des données et graphiques provenant de Google Sheets.
- Préparer une présentation professionnelle.
- Collaborer et recueillir les commentaires des autres utilisateurs.
Créer et exploiter des formulaires avec Google Forms
- Créer et structurer un formulaire.
- Utiliser différents types de questions.
- Organiser le formulaire en sections.
- Paramétrer le parcours du répondant.
- Créer un questionnaire ou un quiz.
- Diffuser le formulaire.
- Consulter et analyser les réponses.
- Exploiter les données recueillies dans Google Sheets.
Organiser l’information avec Google Keep
- Créer des notes et listes.
- Organiser les informations.
- Utiliser les rappels.
- Partager des notes avec des collaborateurs.
- Exploiter Keep comme outil complémentaire d’organisation.
Optimiser les pratiques collaboratives
- Identifier le bon outil selon le besoin.
- Travailler simultanément ou en différé sur un document.
- Gérer les commentaires, suggestions et validations.
- Suivre les modifications et versions.
- Organiser les droits d’accès.
- Mettre en place des méthodes communes de classement et de partage.
- Exploiter les raccourcis et fonctionnalités permettant de gagner du temps.
- Travailler lorsque cela est nécessaire en mode hors connexion.

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Prérequis

Une connaissance de l’environnement Windows ou MacOS est nécessaire.
Matériels informatiques et connexion internet :
- Un ordinateur et d’une connexion Internet dans le cadre des formations en distanciel ou en présentiel chez le Client.
- Compte Google Workspace et des accès nécessaires aux applications utilisées pendant la formation.
- Un test de positionnement est réalisé en amont afin d’identifier les acquis, les besoins et les usages professionnels de l’apprenant.

Modalités

Formation délivrée en cours individuel ou collectif.
Parcours pédagogique en face à face à distance ou en présentiel.
Programme adapté en fonction du profil, des objectifs professionnels et des besoins de chaque apprenant.
Support de cours mis à disposition sous format numérique.
Sessions participatives et interactives s’appuyant sur une pédagogie inversée et ludique avec activités préparatoires et exercices de consolidation.
- Phase de pré-learning : préparation à la session à venir par la lecture de ressources pédagogiques (théorie, concept clés, …) proposés dans le support de cours.
- Phase de mise en pratique durant le cours : mise en application situationnelle favorisant l’interaction et permettant d’approfondir la compréhension et d’acquérir les compétences nécessaires pour utiliser Google Workspace avec aisance en contexte professionnel.

Accessibilité

Pour une étude de faisabilité concernant votre formation, si vous êtes en situation de handicap, merci de nous contacter par mail missionhandicap@learnperfect.fr.

Financement

Formations finançables au titre du plan de développement des compétences et par les OPCO sous réserve d’éligibilité.

FAQ

Comment choisir l’application adaptée à un besoin ?

La formation Google Workspace De la découverte au perfectionnement apprend à identifier le bon outil selon le besoin. Elle commence par comprendre l’organisation générale de la suite et les usages des principaux outils, avant de détailler chaque application. Cette compétence aide à gagner du temps au quotidien.

Qu’est-ce qu’un espace collaboratif dans Google Chat ?

Un espace est un lieu de discussion partagé, dédié à un groupe ou à un projet. La formation Google Workspace De la découverte au perfectionnement apprend à créer et exploiter ces espaces collaboratifs, en plus des échanges directs avec Google Chat.

Peut-on analyser les réponses d’un formulaire dans Google Sheets ?

Oui, la formation Google Workspace De la découverte au perfectionnement apprend à exploiter dans Google Sheets les données recueillies par un formulaire. Elle traite aussi la création de questionnaires ou de quiz et leur diffusion. Cela évite de ressaisir les réponses pour les exploiter.

Que faire pour revenir à une ancienne version d’un fichier Drive ?

La formation Google Workspace De la découverte au perfectionnement apprend à consulter et restaurer des versions d’un fichier. Elle y ajoute le suivi de l’activité des documents et la gestion des droits d’accès. Ces fonctions s’appliquent aussi aux documents modifiés à plusieurs, pour suivre qui a changé quoi.

Pourquoi créer des calendriers d’équipe dans Google Agenda ?

Un calendrier d’équipe rassemble les événements d’un groupe et permet de vérifier les disponibilités avant de planifier. La formation Google Workspace De la découverte au perfectionnement apprend à les créer et à inviter des participants. Cette pratique facilite la coordination entre plusieurs personnes.

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