Pourquoi utiliser Power Query?

Power Query est un outil utilisant la business intelligence. Disponible dans Excel, ce dernier vous permet d’importer des données de différentes sources, de les transposer et de les nettoyer. Selon une enquête dévoilée lors du Global Excel Summit, une conférence internationale dédiée aux experts de ce logiciel, 84 % des professionnels de bureau utilisent Excel au moins une fois par jour.

Dans l’article du jour, nous vous proposons de découvrir pourquoi utiliser Power Query.

À noter que ce tuto n’est qu’une intro de ce que vous pouvez faire avec l’outil Power Query. Si cela vous intéresse, vous pouvez également opter pour une formation Excel à distance CPF sur Power Query.

Utiliser Power Query : Comment importer des données ?

Excel est au cœur du quotidien de la majorité des professionnels : 64 % l’ouvrent plusieurs fois par jour selon les utilisateurs interrogés lors de la conférence mondiale des experts de ce logiciel. Power Query s’intègre directement dans cet environnement familier pour transformer vos données sans quitter le logiciel.

Dans l’exemple ci-dessous, nous avons des données insérées dans deux colonnes. Cependant, vous remarquerez que les produits, les dates et les régions se retrouvent dans la même colonne. Ici, l’objectif serait d’importer dans un premier temps, les données dans Power Query. Ensuite, il faudra trouver le moyen de mettre les dates, les produits et les régions dans des colonnes distinctes.

Afin d’importer les données dans Power Query, il vous faut dans un premier temps mettre vos données sous forme de tableau Excel, en suivant ces étapes :

• Tout d’abord, cliquez sur une cellule du tableau.
• Ensuite, sous l’onglet « Insertion », cliquez sur « Tableau ».

• Dans la boîte de dialogue qui apparaît, veillez à ce que la case « Mon tableau a des en-têtes » soit cochée.
• Une fois que c’est fait, cliquez sur « OK ».

Par la suite, vous pourrez importer vos données dans Power Query en suivant ces étapes :

1. Cliquez dans une cellule du tableau.
2. Sous l’onglet « Données », cliquez sur « À partir de Tableau ou d’une Plage ».
3. Une fois que c’est fait, vous retrouverez vos données dans l’éditeur Power Query.

Formation bureautique à distance

Comment utiliser Power Query : Fractionner une colonne

Après avoir importé les données de votre tableau dans Power Query, vous pourrez maintenant fractionner la première colonne pour séparer les produits, les dates et les régions dans trois colonnes distinctes. Pour effectuer cette opération, suivez ces étapes :

• Dans le volet « Paramètres d’une requête », à droite de l’écran, cliquez sur la petite croix qui se trouve à gauche de « Type modifié ». En effet, Power Pivot va automatiquement catégoriser vos données par type. Du coup, cette étape vous permet de décatégoriser les types de données.

• Sélectionner la première colonne en cliquant sur son en-tête.
• Sous l’onglet « Transformer » de Power Query, sélectionner « Fractionner la colonne », dans le groupe « Colonne Texte ».
• Dans le menu déroulant qui s’affiche choisissez « Par délimiteur ».

• Ici, le délimiteur est le caractère qui sépare vos données et, dans notre cas de figure, il s’agit d’une espace suivie d’un slash, suivi d’une espace «  /  ».
• Dans la boîte « Fractionner la colonne par délimiteur », saisissez le délimiteur dans la zone se trouvant juste en dessous de « Personnalisé ».

• Une fois terminé, vous retrouverez désormais vos données séparées dans de différentes colonnes.
• Avant de valider vos données, il vous faut définir le type de données que vous retrouvez dans chaque colonne. Afin de le faire, cliquez sur le petit bouton « ABC » qui se trouve à gauche de chacune des en-têtes.
• Pour la colonne « Date » vous aurez des erreurs car les dates sont entrées sous un format américain avec le mois, le jour et l’année. Dans ce cas de figure, choisissez « Utilisation des paramètres régionaux ».

• Une fois ce que c’est fait, vous verrez que vos dates seront alignées à droite.
• Pour terminer, vous n’avez qu’à renommer vos colonnes en double cliquant sur chaque en-tête.

Pour charger votre résultat sur Excel, sous l’onglet « Accueil », cliquez sur le menu déroulant « Fermer et charger » et choisissez « Fermer et charger dans… ».

• Dans la boîte de dialogue « Importation de données », veillez à ce que la case « Nouvelle feuille de calcul » soit cochée et faites « OK ». Vous retrouverez votre tableau sur une nouvelle feuille.

FAQ

Power Query est-il disponible sur toutes les versions d'Excel ?

Power Query est intégré nativement dans Excel à partir de la version 2016. Sur Excel 2010 et 2013, il est disponible sous forme de complément gratuit à télécharger depuis le site de Microsoft. Les utilisateurs d’Excel 365 y ont accès directement sans installation supplémentaire.

Faut-il savoir programmer pour utiliser Power Query ?

Aucune compétence en programmation n’est requise pour démarrer avec Power Query. L’outil dispose d’une interface graphique intuitive qui guide chaque étape de la manipulation des données. Les utilisateurs souhaitant aller plus loin peuvent explorer le langage M, propre à Power Query, mais ce niveau reste facultatif.

Quelle est la différence entre Power Query et une macro Excel ?

Une macro Excel automatise des actions répétitives via du code VBA. Power Query, lui, se concentre sur l’importation, le nettoyage et la transformation de données issues de sources variées. Les deux outils sont complémentaires : Power Query prépare les données, les macros automatisent les traitements qui suivent.

Les transformations effectuées dans Power Query se mettent-elles à jour automatiquement ?

Oui. Une fois votre requête configurée, il vous suffit de cliquer sur « Actualiser » pour que Power Query retraite les données depuis la source. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vos données sont mises à jour régulièrement, par exemple chaque semaine ou chaque mois.