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Maximiser collaboration et communication via Viva Engage.
Maîtriser fonctionnalités pour une gestion efficace.
Encourager participation active au sein de l’entreprise.
Favoriser culture de travail collaboratif avec Viva Engage.

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VIVA ENGAGE

Viva Engage est un outil qui propose la mise en place gratuite d'un réseau social interne pour une entreprise ou une communauté spécifique.
Parmi les intranets actuels, qui sont purement informatifs, Viva Engage se démarque en proposant des options collaboratives avec lesquels chaque employé peut s’exprimer.
Le nom de domaine de l'utilisateur détermine l’accès au réseau Viva Engage. Il faut ainsi disposer d'un accès mail au réseau concerné pour disposer d'un accès Viva Engage à ce réseau.

Quel est le rôle de Viva Engage ? A quoi cela sert ?

Il est possible d’utiliser Viva Engage pour consulter de façon rapide ses collègues et pour diminuer le nombre d’e-mails reçus. Il est également possible d’utiliser Viva Engage afin de créer des groupes pour les équipes ayant un projet commun. De plus, cette application permet de conserver un historique des échanges en interne.

Quels sont les avantages d’utiliser Viva Engage ?

La réactivité

En utilisant Viva Engage, la réception et le partage d’une information de manière réactive devient possible. C’est l’un des avantages évidents de l’électronique par rapport au papier. De plus, il serait important de mentionner qu’une validation n’est pas requise lorsqu’un message est publié sur Viva Engage.

L’inspiration

Viva Engage permet aux utilisateurs d’être inspiré et d’inspirer les autres. Cette application vous permet de rester motivé, en partageant les succès. Ainsi, il permet aussi de partager les échecs. On apprend toujours de ses erreurs et cet adage s’applique aussi dans le monde du travail, lorsqu’il est question d’un projet. Il est alors possible de mieux se préparer pour les prochaines fois.

Le temps

Au retour de vos congés, votre boîte de messagerie et souvent remplie d’e-mails qui n’ont plus aucun intérêt d’être lus. Il est généralement question de repas à l’heure du déjeuner ou d’autres discussions entre collègues. Viva Engage propose ainsi une solution : les fils de conversations ayant déjà dépassés une date, et qui n’ont plus aucun intérêt d’être lus, se visualisent plus facilement.

L’accessibilité

Un utilisateur peut accéder plus facilement et de n’importe quel endroit, aux informations qui sont publiées sur Viva Engage, en utilisant l’application pour smartphone, tablette ou ordinateur.

La productivité

Avec Viva Engage, vous recevrez moins d’e-mails. Un outil de sondage vous est proposé et celui-ci centralise l’intégralité des avis des collaborateurs au travers d’un sondage. Quand vous souhaitez trouver une date qui convient à tout un chacun, ce sondage est idéal.

Les connaissances

Apprendre en jouant, avoir l’avis d’un expert ou encore poser des questions : voici ce que propose Viva Engage. Ce sont aussi les points que vous verrez lors de cette formation Viva Engage à distance. Un utilisateur peut être au courant des activités de ses collègues, ce qui mène à la création d’une communauté interservices. Pour faire simple : imaginez une grande cyber machine à café autour de laquelle les utilisateurs restent en contact. Cette particularité de Viva Engage est utile lorsque vous travaillez sur un projet et que vous souhaitez savoir si quelqu’un d’autre a déjà abordé ce sujet.

L’intégration

Partager des informations et des centres d’intérêts entre collègues permet d’intégrer beaucoup plus facilement de nouveaux collaborateurs. Il est également question d’informations informelles et de jargon utilisé au sein de l’entreprise.

Quels sont mes droits d’accès à Viva Engage ?

Strictement personnel : l’accès au réseau est sous votre responsabilité personnelle. Vous ne devez transmettre ces accès à quelqu’un d’autre sous aucun prétexte, même temporairement.
Unique : vous bénéficiez d’un droit d’accès unique lié à votre e-mail professionnel.
Justifié : votre activité professionnelle et votre droit d’accès sont liés. Vous ne disposez plus de ces accès si vous quittez l’entreprise.

Pourquoi enrichir son profil Viva Engage ?

Rien de tel qu’un profil sur lequel vos informations sont clairement visibles pour vous faire connaitre auprès de vos collègues. Un profil enrichi donne lieu à plus d’échanges.

Quelles sont les bonnes pratiques ?

Compléter sa fiche « Profil » pour être facilement identifiable par les collaborateurs.
Participer, contribuer, s’entraider.

Peut-on configurer la messagerie et Viva Engage ?

Votre messagerie et Viva Engage sont connectés de plusieurs façons différentes. Pour toute conversation que vous suivez par courrier électronique, Viva Engage vous alerte des nouvelles activités. Chaque personne peut s’abonner à un ou plusieurs groupes dans le courrier électronique. Ils peuvent aussi publier dans des conversations. Voici les étapes afin de mettre cela en place dans votre entreprise :

Les administrateurs de messagerie ont la responsabilité de configurer correctement le courrier électronique.
Les administrateurs Viva Engage ont la possibilité de personnaliser le logo dans les messages électroniques envoyés avec Viva Engage. Ils peuvent exiger une vérification avant que les utilisateurs puissent publier des messages sur Viva Engage par courrier électronique.
Chaque utilisateur est en mesure de choisir les types de notifications qu’ils reçoivent.

Mes fichiers, je les partage par Outlook, Teams, Viva Engage ou OneDrive ?

3 questions à se poser avant pour bien choisir.

Question 1 : Quelle est l’intention du partage ?

Quelle intention collaborative se cache derrière ce partage documentaire ? Informer ? Co-construire ? Obtenir des retours ? Valider ? Inspirer ?

Pour co-construire, solliciter des retours, organiser : Teams
Pour être en mesure d’officialiser, valider : Outlook
Afin de pouvoir aider, inspirer, rassembler : Viva Engage
Pour montrer, informer : OneDrive

Question 2 : Quelle est l’audience du partage ?

Avec qui partager ce document ? L’audience du partage est très importante pour choisir l’outil.

Un cercle de confiance : Teams
Une audience large, qui n’est pas clairement définie : Viva Engage
Des acteurs tiers : Outlook
Un seul collègue à la fois : OneDrive

Question 3 : Quelle est la temporalité du partage recherchée ?

Mon partage est-il ponctuel ? Ephémère ? Dans la recherche de continuité ? De viralité ?

Partage pour travailler en continu dans la durée : Teams
Faire un partage afin d’acter dans le temps : Outlook
Partage pour obtenir de la viralité : Viva Engage
Pour un partage ponctuel, éphémère : OneDrive

Peut-on collaborer avec des personnes externes à l’organisation ?

Pour collaborer avec des personnes extérieures à votre organisation, vous pouvez partager des sites entiers ou des fichiers spécifiques de manière externe.

Le partage externe est activé par défaut au niveau de l’organisation, mais pas pour tous les nouveaux sites.

Quels sont les logiciels alternatifs ?

Aujourd’hui, parmi les principaux acteurs qui proposent leur version du réseau social interne d’entreprise, nous retrouvons :

Slack
Jive
Podio
HipChat
talkSpirit

Les fonctionnalités restent assez comparables, même si Viva Engage propose une palette d’options plus large avec les autres outils de Microsoft 365.

En résumé, Viva Engage est un outil clé du nouveau monde du travail. Il invite à la collaboration, qui est une compétence fondamentale de demain. Grâce à cette formation Viva Engage à distance, LearnPerfect vous aidera à maîtriser cet outil.

Si vous vous sentez prêt pour une meilleure communication dans votre entreprise, alors, lancez-vous dans un parcours de formation Viva Engage à distance avec l’équipe de LearnPerfect.

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