Comment rédiger les correspondances professionnelles en anglais ?

L’anglais des affaires évoque « comment rédiger les correspondances professionnelles et commerciales ». Si vous savez parler lors de présentations et de réunions d’affaires , il est important de savoir comment rédiger des e-mails. C’est également l’une des principales raisons pour lesquelles de nombreux professionnels choisissent de suivre des cours d’anglais à distance.

 

  1. L’objet – The subject

Comme en français, le but de l’objet est d’annoncer le contenu du message de manière précise et concise.  Ainsi, le destinataire, en lisant l’objet de l’e-mail, connaît immédiatement et précisément le but de celui-ci.

Voici les éléments visés des correspondances professionnelles:

– une invitation à une réunion, un événement- an invitation to a meeting, an event

– une demande d’information, de document, de paiement, de permission, de congé- a request for information, document, payment permission, leave

– une candidature à un poste- an application for a position

– une acceptation à un poste- an acceptance to a position

– une demande de partenariat- a request for partnership

– une demande de rendez-vous- a request for an appointment

– une bonne nouvelle-a good news

 

  1. Les formules de politesses – Greetings

Familiarisez-vous avec les différents types de salutations car elles varient en fonction du contexte, de votre rapport hiérarchique avec votre interlocuteur et de votre degré de familiarité avec celui-ci. Certaines formules sont formelles et d’autres sont semi-formelles ou informelles, tout en restant respectueux bien entendu.

  • Situation/ Relation formelle :

Dear Mr/ Mrs/ Ms [name of receiver]

  • Situation/ Relation formelle si destinataire inconnu :

To whom it may concern,

Dear Sir/Madam,

  • Situation/ Relation informelle :

Hello/ Hi

 

  1. Introduction

Votre introduction doit commencer par une phrase qui donne une idée claire de l’objet de votre message. Elle peut contenir une phrase d’accroche, une présentation de vous-même et de vos produits et services si vous prospectez ou une explication claire de l’objet de votre correspondance.

 

  1. Les phrases d’accroche – The catchphrases

Utilisez différents types d’accroches en fonction de la situation, de votre relation avec le destinataire en question et de l’objectif de votre mail. En anglais, le ton utilisé des mails est plus directe que le français qui est généralement plus soutenu.

Établir le contact – Make/Establish contact

  • En ce qui concerne- In regards to
  • Suite à notre échange/discussion- Following our conversation/ discussion
  • Votre société m’a été suggérée / donnée- Your company has been suggested/ given to me
  • Au nom de la société [nom de la société] … – On behalf the company [name of company …

Répondre à un mail -Respond to a mail

  • Suite à votre mail précèdent – Following your previous mail
  • Merci pour votre courriel/mail. -Thank you for your email.
  • Thank your considering my request/ email
  • Thank you for your concern/ consideration/ attention about this matter

Annoncer une nouvelle – Announcing news

  • Nous sommes/je suis heureux/heureuse de vous informer que-We are/ I am happy/ delighted to inform you that
  • Nous avons le regret de vous informer que- We regret to inform you that

Faire une demande/ requête – Make a request

  • Je vous serais très reconnaissant si vous pouviez…- I would be very grateful if you could please
  • Serait-il possible de …- Would that be possible to/ Could you kindly/please

Effectuer une relance/ un suivi- Do a follow-up

  • Petit rappel pour les- Gentle reminder for the… –
  • Veuillez noter que – Please note that
  • En référence à la facture/au courrier électronique envoyé précédemment – With reference to the invoice/email sent previously

Joindre un document – Attach a document

Veuillez trouver ci-joint le document/ fichier/ rapport comme demandé – Please/ kindly find attached/enclosed the document/ file/ report as requested

 

  1. Conclure un e-mail-Conclude an e-mail

Vous pouvez conclure votre courriel en remerciant votre destinataire, en réitérant votre désir ou votre motivation de collaborer avec lui, ou en suggérant à la personne de vous contacter si nécessaire.

  • Je tiens à réitérer ma motivation/volonté de collaborer avec vous sur ce projet. – I would like to reiterate my motivation/ willingness to collaborate with you on this project.
  • Si vous avez besoin de plus d’aide/d’informations, n’hésitez pas à me/nous contacter. Should you need further assistance/information, do not hesitate to contact me/us
  • Dans l’attente de cette collaboration/de votre réponse – looking forward to this collaboration/ hearing from you

Et bien sûr, n’oubliez pas de conclure avec les bonnes formules de politesse.

« Best/ kind/ warm regards »

 

Rédiger un e-mail professionnel en anglais peut souvent être un casse-tête dans vos activités professionnelles, surtout si vous ne maîtrisez pas l’anglais.

Vous devez connaître la bonne structure, les formules et les mots en anglais. Dans cet article, nous vous donnons un aperçu de la façon de rédiger une correspondance commerciale en anglais. Savoir comment rédiger une correspondance professionnelle claire et percutante en anglais peut vous aider à trouver un emploi à l’étranger, à vous faire des amis anglophones, à voyager et bien plus encore.

 

Vous pourrez en apprendre davantage sur la correspondance professionnelle à l’aide de nos formations en anglais par classes virtuelles.

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