Dans le monde professionnel, la gestion des fichiers et la collaboration en ligne sont devenues des piliers de la productivité. Microsoft propose deux outils phares pour cela : OneDrive et SharePoint. Bien que souvent confondus, ils répondent à des besoins distincts. Cet article vous aide à comprendre quand utiliser OneDrive ou SharePoint grâce à une approche progressive, illustrée d’exemples concrets et d’étapes claires.
Comprendre les différences entre OneDrive et SharePoint
Avant de choisir l’un ou l’autre, il est essentiel de comprendre la fonction principale de chaque outil.
OneDrive : stockage personnel dans un cadre professionnel
OneDrive est un espace de stockage personnel et sécurisé lié à un compte Microsoft professionnel. Il est conçu pour :
- stocker ses propres fichiers de travail,
- accéder à ses documents sur tous ses appareils,
- partager ponctuellement des fichiers avec des collègues.
Exemple : vous rédigez une proposition commerciale. Elle est encore en brouillon. Vous la sauvegardez dans votre OneDrive, le temps de la finaliser.
SharePoint : plateforme collaborative d’équipe
SharePoint est un intranet d’entreprise, pensé pour la collaboration à l’échelle des équipes, des services ou des projets.
- centraliser des fichiers partagés pour un service ou une équipe,
- créer des bibliothèques de documents avec des droits d’accès personnalisés,
- structurer une arborescence de contenu autour de projets.
Exemple : votre équipe marketing partage un calendrier éditorial, une base d’images et des documents de travail. Tous ces éléments sont disponibles dans une bibliothèque SharePoint.
Cas d’usage typiques : OneDrive ou SharePoint ?
Ce chapitre répond à la question clé que se posent les utilisateurs : quand utiliser OneDrive ou SharePoint dans des situations concrètes ?
OneDrive : pour un usage personnel ou confidentiel
- Brouillons de fichiers en cours de rédaction.
- Fichiers à usage temporaire.
- Documents confidentiels non encore diffusés à une équipe.
- Fichiers que l’on souhaite consulter en mobilité (PC, tablette, smartphone).
SharePoint : pour un travail d’équipe et la documentation de l’entreprise
- Documents co-rédigés en simultané (Word, Excel, PowerPoint).
- Archives de projet accessibles à toute une équipe.
- Procédures internes, modèles de documents, rapports partagés.
- Collaboration interservices (marketing + commercial, RH + managers).
Conseil : si plusieurs personnes doivent consulter ou modifier un fichier sur la durée, utilisez SharePoint.
Travailler efficacement avec OneDrive
OneDrive propose de nombreuses fonctionnalités pratiques pour une gestion de fichiers en solo, avec des options de partage.
Étapes pour utiliser OneDrive
- Connectez-vous à votre compte Microsoft 365.
- Accédez à OneDrive via le lanceur d’applications.
- Téléversez ou créez un fichier (Word, Excel, etc.).
- Cliquez sur « Partager » pour générer un lien ou attribuer un accès.
- Gérez les autorisations (lecture seule, modification, durée d’accès).
Bonnes pratiques
- Créez des dossiers pour organiser vos fichiers par projet ou client.
- Nommez vos fichiers de façon claire et normalisée (ex. : 2025_projet_X_proposition_v1).
- Supprimez régulièrement les anciens fichiers pour éviter l’encombrement.
Astuce : OneDrive permet aussi de restaurer un fichier supprimé ou une version antérieure jusqu’à 30 jours après modification.
Collaborer à l’échelle d’une équipe avec SharePoint
SharePoint va bien au-delà d’un simple stockage partagé. C’est une véritable plateforme de travail collaboratif, avec une logique de site et de bibliothèque.
Étapes pour créer un espace SharePoint
- Dans Microsoft 365, accédez à SharePoint.
- Créez un site d’équipe ou un site de communication.
- Ajoutez une bibliothèque de documents.
- Attribuez des droits d’accès (propriétaires, contributeurs, lecteurs).
- Organisez le contenu avec des dossiers, des métadonnées ou des vues personnalisées.
Fonctions avancées utiles
- Automatiser les notifications (ex. : en cas de nouvel ajout).
- Utiliser les colonnes pour filtrer ou classer les fichiers.
- Ajouter une page d’accueil de site avec des liens rapides et des actualités.
Exemple : un service RH peut créer un site SharePoint pour centraliser les modèles de contrat, fiches de poste et supports de formation.
Utiliser les deux outils ensemble : le duo gagnant
Il n’est pas nécessaire de choisir entre OneDrive ou SharePoint de manière exclusive. Les deux outils sont complémentaires.
Scénarios où les deux outils se combinent
- Vous commencez à travailler seul sur un document (OneDrive), puis vous le déplacez dans SharePoint pour le partage.
- Vous synchronisez une bibliothèque SharePoint sur votre PC via OneDrive pour y accéder en mode hors connexion.
- Vous utilisez OneDrive pour partager un fichier en externe (client ou prestataire), mais gardez SharePoint pour l’usage interne.
Comment déplacer un fichier OneDrive vers SharePoint
- Sélectionnez le fichier dans OneDrive.
- Cliquez sur « Déplacer vers ».
- Choisissez le site SharePoint correspondant.
- Placez-le dans la bibliothèque cible.
Questions fréquentes
Répondons ici aux requêtes fréquentes des moteurs de recherche sur OneDrive et SharePoint.
Quelle est la différence entre OneDrive et SharePoint ?
- OneDrive = espace personnel de travail.
- SharePoint = espace collaboratif d’équipe ou d’organisation.
Peut-on collaborer dans OneDrive ?
Oui, mais avec des limites : OneDrive n’offre pas les mêmes fonctionnalités de gestion des droits, d’automatisation et de structuration que SharePoint.
Est-ce que SharePoint remplace OneDrive ?
Non. Chaque outil a sa fonction. SharePoint est idéal pour l’organisation, OneDrive pour la souplesse et la rapidité.
Peut-on synchroniser SharePoint avec son PC ?
Oui. Vous pouvez accéder aux fichiers SharePoint en local, les modifier hors ligne, et ils se synchronisent automatiquement ensuite.
Pourquoi se former à OneDrive et SharePoint ?
La maîtrise de ces outils est devenue indispensable dans le monde professionnel. Pourtant, leur potentiel reste souvent sous-exploité.
Bénéfices d’une Formation OneDrive ou SharePoint
- Gagner du temps dans la gestion de fichiers.
- Mieux collaborer à distance.
- Sécuriser et structurer ses documents.
- Découvrir des astuces avancées (flux Power Automate, métadonnées, alertes…).
Une Formation OneDrive ou SharePoint bien structurée permet de mettre en place une logique de travail efficace, durable et évolutive, quel que soit le secteur d’activité.
OneDrive ou SharePoint, ce n’est pas un duel, mais un duo
La question « Dans quel cas utilise-t-on OneDrive ou SharePoint ? » revient souvent car les deux outils partagent des similarités. Pourtant, leur complémentarité est leur force.
- OneDrive est parfait pour démarrer un travail individuel.
- SharePoint prend le relais dès que le travail devient collaboratif.
En comprenant leur usage respectif, vous adoptez une stratégie de gestion documentaire claire, sécurisée et collaborative.
Avec ce tuto qui fait partie de notre formation OneDrive à distance, vous savez maintenant comment faire pour partager vos fichiers stockés sur OneDrive. N’hésitez pas à aller voir nos formations Office 365 à distance par classe virtuelle si vous souhaitez aller plus loin avec OneDrive.
