Utiliser la validation de données dans Excel

Reprendre une base de données remplie de fautes de frappe ou d’orthographe est loin d’être un cas isolé. En effet, plusieurs utilisateurs d’Excel doivent faire face à ce type de problème. Heureusement qu’ils peuvent compter sur la validation de données pour les tirer d’affaire. Ensemble, voyons comment l’utiliser.

Excel : Pourquoi utiliser la validation de données ?

Cette fonctionnalité est tellement puissante quand il s’agit d’éviter toute faute d’orthographe ou des données non valides dans les tableaux que nous abordons le sujet dans nos formations Excel à distance. Imaginons que vous êtes amené à corriger les erreurs existantes dans une base de données constituée de milliers de lignes. Prenons l’exemple d’un prénom : « Céline ». Du coup, vous vous rendez compte que certaines personnes ont saisie « Celine » ou « Cleline » à la place de « Céline ». La première étape serait d’utiliser la boîte « Rechercher et Remplacer » pour effectuer les corrections nécessaires. Ce qui est en effet la meilleure méthode pour régler ce problème.

Cependant, qu’en est-il des futures erreurs ? Comment peut-on avoir la certitude qu’il n’y en aura pas ? La solution est simple : faites appel aux validations de données.

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Comment travailler avec la validation de données ?

Dans le tableau suivant nous souhaitons insérer des menus déroulants dans chaque cellule de la colonne vendeurs. L’objectif est d’obliger l’utilisateur qui saisie les données à entrer uniquement des valeurs que nous aurons préalablement validées et qui font partie d’une liste.

Voici les étapes à suivre :

o   Créer une liste de données sans doublon

  • Sélectionnez et copiez les données de la colonne concernée (y compris le titre).
  • Créez une nouvelle feuille que vous nommerez « Liste » (vous pouvez trouver un autre nom, l’important c’est qu’il soit pertinent).
  • Dans la cellule « A1 » de la feuille « Liste », faites un clic droit et collez uniquement les valeurs. (L’objectif c’est de ne pas reprendre des mises en forme que vous aurez appliquées sur les cellules copiées.)
  • Une fois les cellules collées, supprimez les doublons pour obtenir une liste de données uniques.
  • Pour supprimer les doublons, sélectionnez votre liste de données et choisissez « Supprimer les doublons » sous l’onglet « Données ».
  • Dans la boîte de dialogue « Supprimer les doublons », cochez « Mes données ont des en-têtes » (vu que nous avons repris l’en-tête de la colonne).
  • Puis, veillez à ce que la case se trouvant à gauche du titre de votre colonne soit coché avant de faire « OK ».
  • Par la suite, il vous faut attribuer un nom à votre liste. Pour nommer cette plage de cellules, copiez la valeur « Vendeurs » (donc, le titre de la colonne », puis collez cette dernière dans la « Zone nom » en validant avec la touche « Entrée ».

o   Appliquer les menus déroulants

  • Pour appliquer les menus déroulants sur les cellules de la colonne concernée, il vous faut les sélectionner (sans le titre cette fois-ci).
  • Ensuite, sous l’onglet « Données » cliquez sur l’icône « Validation des données »
  • Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sous « Autoriser : » sélectionnez « Liste ».
  • Puis, pour indiquer les données valides à entrer, cliquez dans la barre « Source : » et tapez sur la touche de fonction « F3 » ou faites « Fn » + « F3 ».
  • La boîte de dialogue « Coller un nom » s’affiche et c’est là que vous pouvez choisir le nom de la liste que vous avez créée.
  • Par la suite faites « OK » dans la boîte de dialogue « Coller un nom » et encore une fois « Ok » dans la boîte « Validation des données ».

Avec ce tuto, il est certain que vous n’aurez plus à corriger à chaque fois les mêmes erreurs dans une base de données. On espère que ces explications vous permettront d’enrichir vos connaissances dans le cadre de votre formation Excel à distance CPF. Si vous connaissez d’autres astuces n’hésitez pas à nous laisser un petit commentaire.

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