Copilot Excel : automatiser l’analyse de données pour les responsables formation

48 % des Français utilisent désormais l’IA générative, dont 76 % des cadres, selon le Baromètre du numérique 2026 du CREDOC. Dans les PME et ETI françaises, 55 % des dirigeants déclarent utiliser l’IA générative fin 2025, contre 31 % au printemps, d’après Bpifrance Le Lab. Pour les responsables formation, DRH et contrôleurs de gestion, la question n’est plus d’adopter ou non l’IA, mais de cadrer son usage dans les outils déjà déployés, à commencer par Excel.

Microsoft 365 Copilot s’intègre directement dans Excel et propose une analyse par langage naturel : on décrit ce que l’on cherche, Copilot propose le traitement. Cet article décrit ce que cette fonction change concrètement, ses limites, et les compétences à développer dans l’équipe avant tout déploiement.

L’IA générative dans Excel : où en sont les entreprises françaises en 2026 ?

Adoption de Copilot dans les PME et ETI

L’étude Bpifrance Le Lab – L’IA dans les PME et ETI françaises, une révolution tranquille (juin 2025) montre que 58 % des dirigeants de PME-ETI considèrent l’IA comme un enjeu de survie à 3-5 ans. Pourtant, seuls 43 % ont défini une stratégie IA et 26 % utilisent l’IA générative. La moitié des entreprises adoptantes utilise uniquement des solutions gratuites ou en libre accès, sans cadre d’usage formalisé.

Pour les PME-ETI déjà sous licence Microsoft 365, Copilot constitue souvent le premier pas vers un usage cadré et conforme RGPD, par opposition à l’usage individuel non encadré de ChatGPT en version gratuite. Les deux principaux freins cités par les dirigeants restent l’usage non maîtrisé des données confidentielles (33 %) et la difficulté à identifier les cas d’usage (23 %).

Le paradoxe de la productivité chez les cadres

D’après le Microsoft Work Trend Index 2025 (Source EMEA), 54 % des dirigeants français estiment que la productivité doit augmenter, tandis que 76 % des collaborateurs déclarent manquer de temps ou d’énergie pour accomplir leur travail. En moyenne, ils sont interrompus toutes les deux minutes. Excel concentre une partie de cette surcharge :

• reportings hebdomadaires,
• suivis budgétaires,
• extractions à retraiter,
• consolidations multi-fichiers.

Selon l’étude Apec – Les cadres et l’IA (juin 2025), 74 % des cadres considèrent que la maîtrise de l’IA sera une compétence indispensable dans les prochaines années et 72 % se déclarent favorables à une formation professionnelle à l’IA (contre 60 % en 2024). La demande est là, l’enjeu côté employeur est de proposer un format court et opérationnel, ancré dans les outils du quotidien.

Un déploiement progressif, pas un big bang

Le baromètre France Num 2025 confirme que la maturité numérique des TPE et PME reste hétérogène : seules 43 % se disent à l’aise avec l’outil informatique et 28 % ont identifié des cas d’usage concrets pour l’IA générative. Pour les responsables formation, cela implique de séquencer le déploiement Copilot : d’abord une population pilote (contrôle de gestion, RH, direction), puis un élargissement aux managers et aux fonctions opérationnelles, en s’appuyant sur des cas d’usage Excel validés en interne.

Cette approche progressive permet de mesurer le ROI réel par poste, d’identifier les fichiers Excel à refondre en amont (préparation des tableaux structurés) et de bâtir une bibliothèque de prompts métier réutilisables. Elle évite aussi l’effet « licence en sous-utilisation » : sans accompagnement, le taux d’utilisation effective de Copilot reste souvent inférieur à 30 % sur les six premiers mois.

Ce que Copilot change concrètement dans Excel

Analyser des données chiffrées sans formule complexe

Copilot dans Excel permet de formuler des demandes en langage naturel sur un tableau structuré : identifier les commerciaux dont le chiffre d’affaires baisse sur les trois derniers trimestres, calculer la marge moyenne par région, repérer les écarts entre budget et réalisé. Copilot propose des formules, des filtres, des graphiques et des recommandations sur les tendances détectées.

Ce mode d’interaction modifie le travail des contrôleurs de gestion et responsables formation qui devaient jusqu’ici écrire RECHERCHEV, SOMME.SI.ENS ou construire un tableau croisé pour chaque question. Le gain de temps réel dépend de la qualité de la donnée source : un tableau bien structuré (en-têtes uniques, format Tableau Excel activé, pas de cellules fusionnées) produit de meilleurs résultats qu’un fichier libre.

Exploiter les données textuelles d’enquêtes ou de tickets

Les colonnes de commentaires libres (verbatims d’enquête, tickets support, retours formateurs, évaluations à chaud) sont historiquement peu exploitées en Excel faute d’outil d’analyse sémantique simple. Copilot extrait les thèmes, classe les verbatims par catégorie et propose une synthèse en quelques lignes. Le programme webinaire Learnperfect couvre cette fonction dans le module « Utilisation de Copilot dans Excel ».

Générer des tableaux de synthèse et des graphiques

Copilot produit en quelques secondes un tableau croisé dynamique ou un graphique adapté à la question posée. Il propose aussi le type de visualisation (barres, courbes, secteurs) et l’ajuste si on lui demande de mettre en valeur une dimension précise. Le résultat reste éditable manuellement par l’utilisateur, ce qui maintient le contrôle sur le rendu final et la fiabilité des chiffres présentés en comité.

Les limites à connaître avant de déployer Copilot Excel

Format des données et tableaux structurés

Copilot fonctionne mieux sur des plages converties en Tableau Excel (Insertion puis Tableau). Les fichiers contenant des cellules fusionnées, des en-têtes sur plusieurs lignes ou des sous-totaux manuels limitent les capacités d’analyse. Un travail de préparation des fichiers de référence (modèles partagés dans l’équipe) est souvent un prérequis pour tirer parti de Copilot. Le module « Limitations de Copilot dans Excel » du webinaire Learnperfect détaille ces points.

RGPD et confidentialité

Microsoft 365 Copilot s’inscrit dans le tenant Microsoft 365 de l’entreprise. Les données traitées ne quittent pas le périmètre de licence et ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles, contrairement à un usage public de ChatGPT en version gratuite. La CNIL recommande de formaliser une charte d’usage IA et de définir les catégories de données autorisées avant tout déploiement. Cette charte fait partie des livrables attendus côté DRH et DSI dès lors qu’un outil d’IA générative est mis en production.

Compétences à développer pour les équipes

Trois compétences nouvelles deviennent prioritaires pour les équipes :

• la formulation de requêtes précises,
• la lecture critique des résultats produits par l’IA,
• la mise en forme amont des données.

Ces compétences ne se substituent pas à la maîtrise d’Excel : elles s’y ajoutent. Le responsable formation doit donc penser le parcours en deux temps : remise à niveau Excel sur les tableaux structurés et tableaux croisés (pour les équipes qui en ont besoin), puis montée en compétence Copilot avec scénarios métier propres à l’entreprise. La logique « assistant intelligent » ne fonctionne que si l’utilisateur sait évaluer la pertinence de ce que produit l’assistant.

Du formulaire à la requête : formuler de bons prompts

L’enjeu n’est plus de connaître INDEX-EQUIV, mais d’exprimer un besoin métier de façon précise :

• périmètre,
• période,
• indicateur,
• niveau d’analyse attendu,
• format de restitution souhaité.

C’est l’objet du module « Maîtrise de la formulation de requêtes » du webinaire Learnperfect, qui pose les caractéristiques d’une bonne requête, son évaluation et son ajustement par itérations successives.

Lire et challenger les résultats produits par Copilot

Copilot peut se tromper : mauvaise interprétation d’une colonne, agrégation incorrecte, formule mal posée, hallucination sur une tendance. Les responsables formation et contrôleurs de gestion doivent garder un regard critique, vérifier les ordres de grandeur et savoir reformuler. Cette posture est explicitement intégrée au programme dans la séquence « Analyse des réponses et ajustement des requêtes ».

Construire un cas d’usage Excel chiffré

Pour convaincre une direction générale de financer le déploiement, le responsable formation doit chiffrer un cas d’usage Excel précis.

Exemple : sur un reporting mensuel ventes (15 fichiers consolidés, 4 heures hebdomadaires de retraitement par un contrôleur de gestion), Copilot peut diviser par deux le temps de consolidation lorsque les sources sont préformatées. Ramené à un coût horaire chargé de 45 € à 60 € par cadre, l’économie annuelle dépasse souvent le coût de la licence Copilot (environ 360 € HT par utilisateur et par an).

Ce calcul est à présenter dans le dossier de demande de financement OPCO ou de plan de développement des compétences. Il sert également d’indicateur de pilotage post-formation : nombre de fichiers Excel migrés vers un format structuré, temps moyen passé sur les reportings avant et après formation, nombre de prompts métier capitalisés.

Articuler Copilot Excel avec les autres applications Microsoft 365

Le webinaire Learnperfect ne traite pas Copilot Excel en silo. Les responsables formation gagnent à former leurs équipes à l’écosystème complet :

• Copilot dans Word (rédaction de notes de synthèse à partir d’un tableau Excel),
• Copilot dans PowerPoint (génération de présentations à partir de données Excel),
• Copilot dans Outlook (résumé d’échanges de mails liés à un reporting)
• et Copilot dans Teams (synthèse de réunion suivie d’un point chiffré dans Excel).

C’est l’enchaînement de ces usages qui produit le gain de productivité visible.

Pour aller plus loin : webinaire Copilot Learnperfect

Le webinaire Boostez votre productivité avec Microsoft Copilot couvre Copilot dans Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams et OneNote. Format : 2h en individuel à partir de 148 € HT, ou 7h en intra-entreprise à partir de 874 € HT, finançable sur le plan de développement des compétences ou via votre OPCO. Voir aussi notre page Financement et la catégorie Intelligence artificielle. Pour un parcours plus avancé, voir Perfectionnez votre efficacité avec l’IA dans Microsoft 365.

FAQ

Faut-il une licence Microsoft 365 Copilot dédiée pour utiliser Copilot dans Excel ?

Oui. Copilot dans Excel nécessite une licence Microsoft 365 Copilot (environ 30 €/mois/utilisateur, en complément d’une licence Microsoft 365 E3 ou E5). Sans cette licence, seules certaines fonctions limitées d’IA sont accessibles. Le webinaire Learnperfect part du principe que la licence est activée sur le poste du participant.

Copilot peut-il accéder aux données sensibles de mon fichier Excel ?

Copilot accède aux données du fichier ouvert pour produire la réponse, dans le périmètre du tenant Microsoft 365 de l’entreprise. Les données ne sortent pas de ce périmètre et ne servent pas à entraîner les modèles. La CNIL recommande de définir une charte d’usage IA et de catégoriser les données autorisées avant déploiement.

Copilot remplace-t-il les tableaux croisés dynamiques ?

Non. Copilot génère des tableaux croisés dynamiques à partir d’une demande en langage naturel, mais le résultat reste un tableau croisé Excel classique, modifiable manuellement. La maîtrise du tableau croisé reste utile pour ajuster, filtrer et présenter le résultat en comité.

Quel niveau Excel faut-il avoir avant de suivre le webinaire Copilot ?

Un niveau utilisateur intermédiaire est suffisant : savoir construire un tableau, utiliser les formules de base, créer un graphique. La maîtrise des formules avancées et des macros n’est pas un prérequis. Le webinaire de 2h est dimensionné pour un public de responsables formation, DRH et managers, pas pour des experts data.