Une réunion, si elle est efficace, permet de partager des idées, de trouver des solutions et de prendre des décisions. C’est pourquoi, il faut la préparer en amont.
Est-ce toutefois suffisant pour la mener à bien ?
Il s’avère que les participants de votre prochaine réunion sont anglophones. Catastrophe ! Vous ne maitrisez pas encore totalement l’anglais des affaires. Raison de plus pour bien préparer votre réunion !
En suivant les quelques conseils de cet article, vous saurez comment bien préparer une réunion en anglais pour éviter toute catastrophe.
Nos formations en anglais à distance par classes virtuelles sont idéales pour vous munir des outils pour des réunions efficaces en anglais.
Un mail d’invitation à la réunion
Bien que la prochaine réunion soit souvent fixée en personne, il est toujours recommandé de lancer les invitations par mail. Le mail d’invitation à une réunion doit inclure :
La date : The date
Le lieu : The location
L’heure : The time
La durée : The duration
L’objet de la réunion : The subject of the meeting
Vous devez aussi prévoir d’assigner un rôle ou une tache spécifique aux différents participants
Rôle: role
Tâche assignée : Task assigned
Vous trouverez ci-dessous un exemple de mail d’invitation à une réunion.
FR :
A : [participants à la réunion]
Cc : [autres parties concernées]
De : [nom de l’expéditeur]
Objet : Réunion : [objet de la réunion].
Chère équipe,
Comme convenu lors de notre dernière réunion, nous aurons notre prochaine réunion le lundi 1er avril de 9h30 à 11h00 dans la salle Hibiscus au 3ème étage.
Tous les chefs d’équipe sont censés assister à cette réunion. L’objectif de la réunion est de discuter de l’option du travail à domicile en raison de la situation actuelle. J’attends de vous tous que vous veniez avec vos suggestions sur la façon dont nous pourrions mettre en œuvre cette nouvelle méthode de travail, les différents défis auxquels vos membres respectifs pourraient être confrontés et les solutions proposées.
Gina, vous serez la rédactrice du procès-verbal de cette réunion et Jerry, pourriez-vous vous occuper du café et des pâtisseries pour cette réunion ?
Merci d’avance,
John
Directeur des ressources humaines
ANG :
To : [attendees to the meeting]
Cc : [other concerned parties]
From : [sender name]
Subject: Meeting: [meeting subject]
Dear team,
As agreed upon our last meeting, we will be having our next meeting on Monday 1st of April from 9.30 to 11.00 in the Hibiscus room on the 3rd Floor.
All team leaders are expected to attend this meeting. The purpose of the meeting is to discuss the work from home option due to the current situation. I expect all of you to come with their suggestions about how we could implement this new working method, the various challenges that your respective members may face and the solutions proposed.
Gina, you shall be the minutes taker for this meeting and Jerry, could you please arrange for some coffee and pastry for this meeting ?
Thank you in advance,
John
Human resource manager
Une notification pour une invitation à la réunion
L’invitation à une réunion peut être un simple lien vers une réunion virtuelle avec l’option d’accepter ou de décliner cette invitation. Elle est souvent accompagnée des détails brefs et concis.
RÉUNION
LIEU : Salle Hibiscus, 3ème étage, bâtiment BPML, Paris
DATE : Mercredi 1er avril
HEURE : 9H30 – 11H00
SUJET : Mise en place du télétravail pour tous les salariés.
Veuillez noter que la présence de tous les cadres est OBLIGATOIRE !
MEETING
LOCATION : Hibiscus Room, 3rd Floor, BPML building, Paris
DATE : Wednesday, April 1st
TIME : 9 :30 AM -11 :00 A.M.
SUBJECT : Implementation of work from home for all employees
Please note that ATTENDANCE OF ALL MANAGERS IS MANDATORY !
Envoyer l’ordre du jour
Pour que la réunion reste focalisée sur le sujet et ne dépasse pas le temps accordé, il est important d’avoir un ordre du jour.
L’ordre du jour doit indiquer l’ordre des points, les différents intervenants et le temps estimé pour chaque point.
Ordre du jour de la réunion
- Accueil, présentation : Chris, responsable des ressources humaines (10 minutes)
- Procès-verbal de la réunion précédente : Jerry (10 minutes)
3.Mise en place du télétravail : Chris, responsable des ressources humaines (15 minutes)
- Discussion ouverte (20 minutes)
- Défis des employés : Tous les chefs d’équipe (15 minutes)
- Solutions proposées : John (10 minutes)
- Synthèse de la session et actions à entreprendre : Tous (10 minutes)
Meeting agenda
- Welcome, Introduction : Chris, Human resource manager (10 minutes)
- Minutes from previous meeting : Jerry (10 minutes)
- Implementation of work from home policies : Chris, Human resource manager (15 minutes)
Open discussion (20 minutes)
- Challenges of employees: All team leaders (15 minutes)
- Solutions proposed : John (10 minutes)
- Session wrap up & Actions to take : Everyone (10 minutes)
Une réunion efficace se base sur une bonne préparation et une communication efficace avec les parties concernées. Pour ce faire, outre la convocation des participants, maîtriser l’anglais si les participants sont anglophones est indispensable.
