De nos jours, il ne fait aucun doute que le courrier électronique est la forme la plus courante de communication commerciale. Pour une bonne image de vous et de votre entreprise, vos e-mails doivent être professionnels.
Et si vos collaborateurs sont anglophones ?
Pas de panique ! Nous vous proposons quelques astuces sur les indispensables de la correspondance professionnelle en anglais dans cet article.
Les salutations – Greetings
Si vous entretenez des relations très formelles avec votre destinataire, vous devez utiliser son nom de famille (Surname/ last name/ family name) comme suit :
- Dear Mr Smith, …
- Dear Ms Ross, …
À savoir que les anglophones ont trouvé une astuce ingénieuse pour lever toute ambiguïté sur le fait d’appeler une femme « Madam » ou « Miss ». Désormais, il est recommandé d’utiliser Ms. qui est une façon plus neutre de s’adresser à une femme sans offenser personne.
Si, en revanche, vous entretenez des relations plutôt cordiales comme avec des collaborateurs internes ou des clients partenaires, vous pouvez bien sûr vous adresser à la personne en utilisant son prénom. (First name/name)
- Dear Christopher
- Dear Jane
Si vous envoyez un e-mail pour la première fois, par exemple à un prospect, et que vous ne savez pas à qui l’adresser, vous pouvez commencer par:
« To whom it may concern,
Dear Sir/ Madam »
( » A qui de droit,
Cher Monsieur/ Madame »)
Déterminez l’objet de votre message électronique
Souhaitez-vous remercier votre destinataire ou souhaitez-vous répondre à faire suite à un email récent de sa part ? S’agit-il d’une demande, d’une invitation, d’un remerciement ?
Posez-vous ces questions pour déterminer l’objet du mail (« email subject »)
La phrase d’introduction
La phrase d’introduction réitère l’objet de votre correspondance. Elle donne le ton au reste de votre message.
Remercier le destinataire – Thank the recipient
- Thank you/ Thanks for your email/ prompt response/ getting back to me/ for the update- Merci pour votre email/ réponse rapide/ de me rappeler/ pour la mise à jour
Exprimer la raison pour laquelle vous écrivez – Express the reason why you are writing
- Further to …. I am writing to- Suite à …. Je vous écris à
- In view of inquiring further about…, I am sending you this email. – En vue d’obtenir des renseignements complémentaires sur…, je vous envoie cet e-mail.
- Just a quick note as a gentle reminder …- Juste un petit mot pour vous rappeler…
- I would like/ wanted to inform/ tell/ ask you…- Je voudrais/je voulais vous informer/ vous dire/ vous demander…
Établissez le corps du mail
Demander des informations – Request information
- I would be grateful if you could please …- Je vous serais reconnaissant si vous pouviez s’il vous plaît
- Could you kindly provide me with-Pourriez-vous avoir l’amabilité de me fournir
- This is a friendly reminder to ask you to.- Ceci est un rappel amical pour vous demander de.
Pour vous excuser – to apologise
- On behalf of our team, Please accept our apologies- Au nom de notre équipe, veuillez accepter nos excuses.
- We are deeply/ extremely sorry about- Nous sommes profondément/extrêmement désolés pour
Pour clarifier -To clarify
- I am afraid I cannot understand clearly…- J’ai peur de ne pas pouvoir comprendre clairement….
- Please clarify/ be more specific- veuillez clarifier/être plus précis
Pour confirmer – Pour confirmer
- As agreed- Comme convenu
- I am hereby confirming…- Je confirme par la présente…
Pour féliciter – to congratulate
- Well done. – Bien joué/ Bravo
- Congratulations on…-Félicitations pou
Pour souhaiter – To wish
- I wish you- Je vous souhaite
- Sending our best wishes – Nous vous envoyons nos meilleurs vœux
- Good luck with – Bonne chance avec
- Clore le mail
Les messages avant de clore le mail – Messages before closing emails
- Looking forward to our collaboration/ hearing from you soon- Dans l’attente de notre collaboration/d’une réponse rapide de votre part.
- I would appreciate your urgent attention on my request- J’apprécierais que vous accordiez une attention urgente à ma demande
- Should you require any further information…- Pour toute information complémentaire…
Les formules de politesses pour clore la correspondance professionnelle.
Il existe de nombreuses façons de terminer un courriel avant d’y apposer votre nom, mais dans l’intérêt de la bienséance professionnelle, vous devez vous en tenir aux formules de politesse standard :
- sincerely- cordialement
- Best/ kind/ warm regards, – chaleureuses salutations
- All the best/ best / cheers (si informelle)
Vous n’êtes pas sûr de la meilleure façon de rédiger une correspondance professionnelle en anglais ?
Vous voulez que vos e-mails vous donnent l’impression de maîtriser l’anglais, mais vous ne savez pas comment bien agencer vos idées dans le mail ?
Quoi qu’il en soit, ne vous inquiétez pas, avec un peu de pratique grâce à nos formations en anglais à distance par classes virtuelles, rédiger le parfait courriel professionnel deviendra facile, voire automatique.
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